L’évolution des événements professionnels est marquée par de nombreux changements. L’apparition de multiples formats (présentiel, hybride, numérique), la tendance croissante vers l’hybride, les exigences accrues des participants et les défis liés à l’engagement, aux données et à la performance imposent aux organisateurs bien plus que la gestion d’une logistique ordinaire.

Actuellement, 70 % des planificateurs d’événements voient la technologie comme un élément crucial pour le succès de leurs événements (Evenement.com), alors que les formats digitaux et hybrides constituent désormais une composante essentielle des événements B2B. Cette augmentation de la complexité nécessite que les équipes organisent leurs processus, centralisent leurs informations et assurent la fiabilité de leur gestion.

C’est dans ce contexte qu’est apparu l’Event Management Software (EMS). Véritable outil central, l’EMS permet de piloter l’ensemble d’un événement de la gestion des inscriptions à l’animation live, jusqu’à l’analyse des résultats.

Mais concrètement, qu’est-ce qu’un EMS, à quoi sert-il et pourquoi est-il devenu indispensable pour les équipes événementielles et communication ?

👉 Décryptage d’un outil clé de l’événementiel moderne.

Un EMS (Event Management Software) est un logiciel de gestion d’événements destiné à gérer l’intégralité du cycle de vie d’un événement, depuis la phase préparatoire jusqu’à l’évaluation après l’événement.
L’EMS, à la différence d’outils indépendants, regroupe toutes les composantes clés : gestion des inscriptions & invitations, communication, animation, données des participants et rapports, sur une seule plateforme unifiée.

EMS, outil de visio et plateforme événementielle : quelles différences ?

• Un outil de visioconférence (Zoom, Teams, Meet…) est avant tout conçu pour la diffusion de réunions ou de webinaires. Il offre peu de personnalisation, une gestion limitée des participants et des données souvent difficiles à exploiter
  
• Une plateforme événementielle se concentre principalement sur l’expérience live et l’interface participant, avec des fonctionnalités d’animation et de diffusion.
  
• Un EMS va plus loin : il englobe l’ensemble de la chaîne événementielle, de l’amont à l’aval, avec une vision centralisée, des parcours personnalisés et une analyse approfondie de la performance

L’EMS assiste les organisateurs à chaque phase cruciale, poursuivant deux buts principaux : améliorer l’efficience opérationnelle et amplifier l’influence de l’événement.

Centraliser toute l’organisation événementielle

En général, un coordinateur d’événements fait appel à une variété de 5 à 7 outils distincts pour orchestrer un événement (courriels, feuilles de calcul Excel, formulaires d’inscription, logiciels de diffusion, rapports). Cette multiplication complique la coordination et fragilise la donnée. L’EMS répond directement à ce problème en centralisant l’ensemble des informations dans un environnement unique.

Inscriptions, listes de participants, historiques de participation, données d’engagement ou encore préférences déclaratives : tout est regroupé, structuré et mis à jour en temps réel. Cette consolidation contribue non seulement à économiser du temps essentiel, mais aussi à prévenir les répétitions, les fautes de saisie et les pertes d’informations.

En plus de la gestion des données, l’EMS offre aussi la possibilité d’automatiser un large éventail de tâches : confirmations d’inscription, relances, accès aux sessions, distribution de contenus ou questionnaires après l’événement. Les études démontrent que l’automatisation pourrait permettre d’économiser jusqu’à 30 % du temps opérationnel dans la gestion globale d’un événement.

Fluidifier l’expérience participant

La réussite d’un événement dépend aujourd’hui de la simplicité d’accès et de la transparence du parcours. Un EMS offre une expérience facile et rapide à utiliser, sans besoin d’installation compliquée ni de multiplication des points d’accès.

Inscription rapide et facile, accès regroupé aux ressources, exploration aisée entre les sessions, notifications automatiques : tout est conçu pour minimiser la friction. Cette simplicité influence directement la participation et l’engagement. Les événements qui offrent un parcours numérique sans interruption constatent généralement une augmentation de 20 à 25 % de leur taux de participation par rapport aux formats plus disjoints.

L’EMS facilite également la mise en place d’événements multi-sessions ou multi-parcours, permettant aux participants de choisir les contenus qui les passionnent véritablement, tout en conservant une expérience cohérente.

Piloter et mesurer la performance de l’événement

L’un des apports majeurs d’un EMS réside dans l’exploitation de la donnée en temps réel. Taux de connexion, durée de présence, interactions, questions posées, réponses aux votes ou aux quiz : chaque action devient mesurable.

Grâce à ces statistiques événementielles, il est par exemple possible de déclencher automatiquement l’envoi de questionnaires de satisfaction à la fin d’une session ou d’un événement, afin de mesurer la satisfaction à chaud. Ces indicateurs permettent d’évaluer objectivement la performance, d’identifier les temps forts et les points d’amélioration, et de piloter plus finement les éditions suivantes.

L’empilement d’outils entraîne souvent une perte de temps, une fragmentation des informations et une expérience discordante pour les participants et les intervenants.

Centraliser toute l’organisation événementielle

✔️ Gestion des inscriptions et des bases participants,

✔️ Accès, droits et parcours personnalisés.

✔️ Communication avant, pendant et après l’événement,

✔️ Gestion des interactivités(votes, quiz, questionnaires, …)

✔️ Statistiques, reportings et vues détaillées

✔️ Autres services techniques(SSO, Studio, Networking, Captation, traduction, …)

Avec un équipement EMS comme Wisembly, vous possédez une plateforme unique pour superviser toutes vos actions, éliminer les répétitions et orchestrer vos équipes. L’expérience des participants devient homogène, que ce soit pour un événement digital, hybride ou présentiel, et chaque interaction peut être mesurée et analysée pour optimiser les prochaines éditions.

👉 En résumé, adopter un EMS, c’est passer d’une organisation réactive et dispersée à une gestion stratégique et fluide, tout en maximisant l’implication et la satisfaction de vos participants.